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社員に会社のカードを支給すべき?法人カードの不正利用事例と予防方法

社員に会社のカードを支給すべき?法人カードの不正利用事例と予防方法

経理処理の効率化、ビジネス効率化の観点から「社員にクレジットカードを支給しよう」そう思っている会社も多いです。その一方で不正利用や無駄な使い込みなどを心配する声もあります。

事実、会社から支給されたクレジットカードでの不正利用は多いです。中には悪意がなく不正利用を行ってしまったケースもありますが、多くは故意に発生した不正利用です。

この記事では、法人カードを支給する際の注意点や不正利用事例から見るカード管理・ルールについて詳しくお伝えしていこうと思います。

法人カードの不正利用事例を紹介

法人カードを社員に渡すことで、経理処理の軽減などさまざまなメリットが発生します。
しかし、不正利用についても目を光らせておかなければいけません。

法人カードの支給に際して、細やかな規定を設定することも大切ですがまずは、社員にクレジットカード(法人カード)を渡して発生する可能性がある、不正利用事由についてお伝えいたします。

不正利用事例①:私的利用

法人カードの不正利用のひとつとして、「私的利用」がもっとも考えられます。法人カードは事業用に作成されたクレジットカードであり、会社側も事業用として経理処理の効率性などを目的として、支給しているはずです。
しかし中には、与えられた法人カードを私的に利用してしまう社員もいます。

例えば、事業とは全く関係のない物品購入や、事業用品購入の際に私的利用物品の購入などが考えられます。また、会社のガソリンカードやETCカードを利用して、プライベートな旅行に出かける社員もいるかもしれません。

その他事例としては、「会社のクレジットカードを利用してスマホアプリに課金をしていた」という事例もありました。

客観的に見ればありえないような話ですが、法人カードを社員に渡すということは、上記のような私的利用の可能性は十分にあります。

もしも私的利用が常態化していれば、会社側が気付いていなかったとしても「税務署から指摘」を受ける可能性があるので要注意です。

本来、事業とは関係のない物品購入費等を経費として算入しているのですから、所得隠し・申告漏れ・最悪の場合“脱税”と判断されかねません。
税務署に対して知らぬ存ぜぬは許されませんので、徹底したルールのもとで管理を行うように気を付けましょう。

不正利用事例②:交際接待費

交際接待費も不正利用として考えられる項目のひとつです。とくに、会社側と従業員との間に発生する「認識の相違(ルールの認識不足)」が大きな理由です。

交際接待費は税制上経費として認められるため、従業員が法人カードを利用した接待を行う可能性があります。接待交際費を不正利用と考えるかどうかは、各会社で判断を行わなければいけません。

また、「社員が良かれと思って取り引き先に法人カードで購入した手土産を持参した。」「取り引き先の方を連れて法人カードでお食事をいただいた。」

これらは、税制法上では「必要経費としての算入が可能」です。しかし、会社側の考え方によっては「不正利用」となる可能性は十分に考えられます。

会社側と社員側での認識の相違を防ぐためにも徹底したルール作りやルールの周知徹底が必要となるでしょう。

不正利用③:不要な出張費

不正利用事例として過去には、不要な出張を企てた挙げ句に新幹線代会社のクレジットカードで決済し、金券ショップ等で換金していた事例もあります。

確信犯でありかなり悪質な事例ではありますが、法人カードを渡すということは、上記のような事例が発生する可能性があります。

このような不正利用が発生しない・させないためにも徹底した規則(ルール)作りが大切です。もしも悪質な不正利用を行った際には、ペナルティを課すことや刑事告発を躊躇なく行うことなどを明文化しておくと良いでしょう。

法人カードの不正利用を防ぐためにはルールが大切

法人カードの不正利用を防ぐためには、社内規定・内部統制の周知徹底が大切です。

では、事業用のクレジットカードを支給する際に、どのようなルールを設定するべきなのか、具体的な内容をいくつかお伝えいたします。

ルール①:法人カードの使途を明確に決めておく

まず、法人カードは「会社のカード」であることの周知徹底や使途を明確に決めておいたほうが良いです。例えば、

  • ①物品購入費
    (1回あたりの◯円まで◯円を超える場合には事前申告、カードの利用限度額設定)
  • 交通費
  • レンタカー代・ガソリン代
  • 接待交際費

などのように、具体的に使途を定めておくこと。不明な点があれば必ず事前に確認を取ることなどを明文化・周知徹底しておくことが大切です。

ルール②:領収書(レシート)の提出義務

法人カードで買い物をした場合であっても必ず、収書(レシート)が発行されますので、必ず受け取り、提出義務を徹底してください。会社側は領収書を確認したり、クレジットカード会社から送られてくる利用明細書との照らし合わせをされたりしたほうが良いでしょう。

もちろん確認作業を徹底することも大切ですが、レシート提出の徹底だけでも法人カード不正利用の抑制につながることでしょう。

本来経理処理の効率化を目的としているにも関わらず、レシートの提出義務やレシートの確認作業は非常に煩わしい作業となります。

しかし、これらを怠って不正利用が発生した場合には、会社側も申告漏れなどの指摘を受けてしまう可能性がありますので注意してください。

ルール③:ペナルティを明示しておく

もしも法人カードの不正利用が発覚した場合には、即刻懲戒解雇・刑事告発などのペナルティを設定し、周知しておくことも大切です。

詳しくは後述しますが、法人カードの不正利用は“業務上横領罪”という立派な犯罪です。
当然懲戒解雇事由にはなり得ますし、悪質な場合には刑事告訴も検討するなど明示しておくことで、不正利用の抑制につながります。

不正利用発生時の責任の所在

法人カードの不正利用が発生した場合、不正利用を行った社員に対して懲戒解雇を行ったり、業務上横領罪として刑事告発をしたりすればそれで終わり。と考えてはいませんか?

じつは、法人カードの不正利用が発生した場合には、不正利用を行った社員のみならず会社に対してもペナルティが課される場合があります。先にも少々お伝えしましたが「税法上の問題」です。

会社は社員に法人カードを渡した以上は、知らぬ存ぜぬは通用しません。徹底した規制や内部統制を行うことが前提です。本来は被害者であるはずの会社であっても、ペナルティが課される可能性があります。

次に、不正利用が発生した場合の責任の所在についてお伝えいたします。

社員の責任

法人カードの不正利用は、“業務上横領罪”です。

業務上横領罪を一言で言えば、「人から預かっている金品を自分のモノにしてしまうこと」です。

法人カードの不正利用を例に見ると、会社から預かっている金品には法人カードが該当します。会社から預かっている法人カードを自分のために利用してしまう行為が、「自分のモノにしてしまう」に該当します。

つまり、法人カードを私的に利用(不正利用)した場合には、業務上横領罪が成立するので注意が必要です。

業務上横領罪は、刑法によって定められている法律であり、法定刑は10年以下の懲役という非常に厳しい刑罰を受けることとなります。

また、業務上横領罪に起因して会社に損害を与えた場合には、民事として損害賠償請求の対象となります。

法人カードの不正利用は、社会的信用を失い、最悪の場合は刑事告訴、損害賠償などを受ける可能性がある重罪です。

会社の責任

先にも紹介しましたが、会社側が不正利用に気付かずにいた場合であっても税務署から所得隠し・申告漏れ・脱税の指摘を受ける可能性があります。

本来、法人カードの不正利用を受けた会社は“被害者”であるはずなのになぜか?

それは、会社側にコンプライアンスや内部規制の徹底されていることが前提(注力すべき)であるという、考え方があるからです。

会社側が知らなかったとしても、会社自らが隠蔽したなどと同様に見られるためです。

ちなみに、申告漏れを指摘された場合に発生する加算税は、過少申告加算税・無申告加算税・不納付加算税の3種類であり、社会的信用を失う可能性も高いので注意したください。

また、見て見ぬ振りをしていたなどの不正が明らかである場合には、所得隠し・脱税などとして重加算税が課される可能性があります。重加算税は最大で40%の追徴課税です。

本来支払わなくても良い税金を「従業員による法人カードの不正利用」によって、支払わなければいけない可能性があるので要注意です。

さらに、法人カードの利用規定では、自社の社員による法人カードの不正利用については、補償の対象外です。

不正利用が発生した額が大きければ当然に刑事告発を検討することでしょう。

しかし、不正利用の金額が少額であれば、その他費用のほうが高く付いてしまう可能性があります。最悪の場合、不正利用を行った社員からも補償を受けられず、カード会社からも補償をうけられなくなります。

まとめ

今回は、法人カードを社員に支給する際の不正利用事例や不正利用を防ぐためのルールなどについてお伝えしました。

クレジットカードは現金を支給するよりも管理面や経理処理の麺で効率化できるためおすすめです。しかし、法人カードは現金と比較しても不正利用しやすい・されやすいのが事実です。

もしも社員に支給した法人カードで不正利用がされてしまえば、会社に与える損害は計り知れません。

今後、法人カード・コーポレートカードの導入を検討されている会社は、しっかりとした規則や内部統制を行っておくことが大切です。

今回お伝えしたポイントを押さえて、不正利用の抑制・撲滅に努めてみてはどうでしょうか。