基礎知識
法人カードで明細書や領収書の管理とは?経費精算に必要なことを紹介

法人カードで明細書や領収書の管理とは?経費精算に必要なことを紹介

ビジネスで法人カードを利用する第一の目的は経費の効率化でしょう。会社を経営している人や個人事業主の方などは経費の精算をしなくてはならず、法人カードを利用して支払いをした方がスムーズに行えます。

経費は確定申告の際に必要なことであり、会社や経営が良好であれば経理の仕事は忙しいです。

経理の負担を減らすためにも法人カードの利用は検討できますが、実際にどのようなメリットなどがあるのか詳しく知りたい人もいるでしょう。法人カードの経費精算の内容を紹介していきましょう。

法人カードの経費精算がお得な点

会社や企業の経費を精算するのは簡単なようで難しい点です。少しでも楽にするためには法人カードを利用したほうが良いですが、それにはメリットがあります。以下のような効果が得られるでしょう。

面倒な経理手順が必要なくなる

ビジネスをしているなら出張や交通費、宿泊費や接待の飲食代などは、従業員が支払うこともあります。その場合は立替や仮払いとなり、経費として後日、経理部に行き経費の申請が必要になります。

しかし、経理の申請は領収書の提出や書類の記入が必要になるので、経費として返金してもらうだけでもかなり手間がかかります。

しかし、法人カードを利用するなら経費が必要なときはクレジットカードで使用すれば経理の現出納金業務は必要ありません。

面倒な経理の手順をふむことなく経費の精算を行うことができるのでメリットとなります。

入力ミスや請求漏れを防げる

ビジネスとして支払いをしたものは、経費として入力します。

しかし、利用明細データを経理ソフトなどに取り込むために人的なミスやデータ改ざんなどの不正が行われるリスクもあるので、経費精算はできるだけ共有できるシステムにしておく必要があります。

その共有システムの1つとして法人カードを利用するなら、経理担当者が本当に経費精算が行われているのか確認することができ、経費に関わるミスや不正を防ぎやすくなります。

経費を正確に精算するために法人カードは1枚ではなく追加カードとして複数枚持っておくのもいいでしょう。

法人カードのコーポレートカードを利用するときの注意点

経費の支払いをするときは、法人カードコーポレートカードを利用すると効率化が進み大きなメリットとなります。

しかし、法人カードのコーポレートカードを利用するときは明細や使用方法により注意点もあります。その内容を確認しておきましょう。

個人と会社の区別を管理する

法人専用のクレジットカードでは、個人的な物品を購入することは控えておいたほうがいいでしょう。個人的に法人カードを利用した場合は当然経費として精算することはできません。

クレジットカードの明細書が届いて経理担当者が処理を行っているときに、金額が合わなくて確認作業を行うようになれば、経費精算の仕事の手間がかかってしまい、非効率になってしまいます。

コーポレートカードを利用するときは会社に関係しているものを購入するときに使用して、個人的なことに使わないように注意しておきましょう。

明細の確認を効率化できるよう対策を考える

ビジネスのときに法人カードのコーポレートカードで支払いをしたなら、経費の時に未払い勘定となってしまいます。

未払い勘定となってしまうなら、経理担当者はクレジットカードの支払い明細と照らし合わせて確認していかなければいけないので、手間がかかってしまいます。

法人カードのコーポレートカードの経費確認は明細書を他のクレジットカードと区別しておくなど、処理方法を工夫しておかないと経費の精算で余計な時間を浪費することになるので心に留めておきましょう。

支払いの規則を立てておく

コーポレートカードを利用するときは規則も確認しておきましょう。例えば、法人カードを利用すればクレジットカードのポイントを貯めることができ、そのポイントは自分がりようしても違法ではないので利用可能です。

しかし、経費精算で得たポイントでもあるので、自分や社員が勝手に利用していると会社内でトラブルに発展することもあります。

会社内でコーポレートカードに関する内部規定を定めるなど、法人カードの利用管理をしてトラブル防止も考えておくようにしておきましょう。

利便性を求めるならコーポレートカード連携がおすすめ

法人カードを導入することでも経費精算は楽になりますが、さら効率化することを目指すなら、コーポレートカードを連携させることがおすすめです。

連携させるとどのようなメリット、またどんな方法で行うことができるのか紹介していきましょう。

完全にキャッシュレス化することができる

ビジネスで法人カードを利用して支払いを行うときは、キャッシュレスとして手間を削減させることができますが、それでも小口現金のやり取りや立替経費は行う必要があるので、完全にキャッシュレス化することはできません。

しかし、経費精算システムを導入して経費精算を行うなら、法人カードも含めて交通費など全ての経費精算をキャッシュレス化することができます。

キャッシュレス化して現金での支払いを減らしたい場合は連携させることを検討してみましょう。

利用履歴の自動化と統合が行える

経費システムを導入するなら、経費精算をさらに楽にさせることができます。

クレジットカードの利用履歴と領収書の自動的に紐づけすることができるので、法人カードの利用内容と領収書の内容を直ぐに確認することができ経費精算の作業を早めることができます。

また、自動化で登録されたデータは自動的に統合することも可能なので、法人カードの利用期間のデータを直ぐに取得することも可能です。

経費精算するときのコーポレートカードの利用内容をすぐに把握することが可能なので、精算効率をよりアップさせることができます。

楽楽精算を利用してみるのもいい方法

コーポレートカードの連携には経費精算システムを導入することができますが、導入システムにもたくさん種類があります。その中でもおすすめは楽楽精算です。

楽楽精算は連携カード数が8種類であり、ウェブ上で経費精算をすることができて、ペーパーレス化の促進や手入力いらずの経費処理を実現するなど便利な機能が付帯されています。

国内ではNo1の導入数となっているので、信用性は高いです。導入の検討を考えてみましょう。

経費精算におすすめクレジットカードとは

法人カードを利用して経費精算を行うことができますが、どんな法人カードを選ぶのかも大事な点です。経費精算を行うときの人気のクレジットカードとしておすすめを紹介していきます。

三井住友VISAビジネスカード

クレジットカードとして三井住友VISAカードを利用することがおすすめです。この法人カードは経費管理の合理化のために事務経費の軽減のためにVpassという機能を利用することができます。

これはログインすることでクレジットカード情報の照会や明細書の確認CSVデータのダウンロードを行うことができます。

また、国内外の出張サポートや特典が19種類以上もあり、ビジネスで出張が多い人はホテルの手配や海外レンタカーの優待サービスなどカードの特典を有効活用できます。

経費と特典の2つが魅力的な法人カードなので、発行を検討してみてください。

セゾンプラチナビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード

この法人カードは会計ソフトや顧問弁護士サービスなどビジネスに必要なサービスを優待価格で利用することができます。

経費精算では法人口座の引き落とし口座を設定可能にできること、広告費や法人税などいろいろな経費を一括管理することができる機能が備えられています。

また特典としては国内と海外の旅行保険が付いており、最大国内5,000万円、海外1億円とをえることができます。ポイント還元率も0.5%となっており、経費で精算した金額はポイントとして利用することも可能です。

年会費が2万円と少し高額ではありますが、経費精算のためにこのクレジットカードの発行も検討できるでしょう。

経費精算のために法人カードを持っておこう

会社の経費は仕事の中でも大切な分野なので、効率化して作業スピードを上げることはとても大事です。

そのためにも、法人カードを導入することが大事ですが、コーポレートカードの利用や経費システムの導入など、経費処理を効率よく行うために考えるべき点は多くあります。

そのため、自分の会社内の規模や経費の処理具合により、経理システムの導入なども検討する必要があります。会社の経費精算をしっかり管理するためにも記事の内容を参考にしてください。