社員のコーポレートカードの不正利用・横領に注意！会社が行うべき対策とは
ビジネスを行う上で、コーポレートカードは様々なメリットをもたらしてくれます。
社員にコーポレートカードを持たせれば、経費精算業務の大幅な削減となるでしょう。
一方で、社員にコーポレートカードを持たせ自由に使わせることで、業務に関係ないものを購入する「不正利用」が起きてしまうことも考えられるのです。
会社としては、コーポレートカードの不正利用がないように対策をとらなければなりません。
そこで、この記事ではコーポレートカードの不正利用が考えられるケースや、会社で行える不正利用の対策について解説していきます。
安心してビジネスを行えるように、コーポレートカードの利用環境を整えていきましょう。
コーポレートカードの決済方法は2種類ある
コーポレートカードとは、企業に発行されるクレジットカードである「法人カード」の中でも、主に大企業向けに発行されるものです。
決済方法は、法人口座から一括で引き落としとなる「法人決済型」が一般的ですが、カードを所持する従業員個人の口座から引き落とされる「個人決済型」を選べるものもあります。
そもそも「個人決済型」を選べば不正利用の心配はありませんが、利用に関してはデメリットもあります。
それぞれの決済方法について確認していきましょう。
法人口座から一括で支払う「法人決済型」
法人決済型（会社決済型）のコーポレートカードの利用代金は、法人口座から一括で引き落としがされます。
法人決済型の最も大きいメリットは、経費を一括で管理できることです。
複数の従業員にコーポレートカードを発行し、経費の支払いが必要なときにカード決済をしてもらえば立替払いの手間が省けます。
使った経費は全て法人口座からの引き落としとなるため、今まで面倒だった経費精算業務が削減できるのです。
カードの利用明細データは毎月発行されるため、利用状況の確認も簡単で、経理業務の大幅な効率化にも繋がるでしょう。
ただし、カードの利用目的は基本的に備品の購入や出張の旅費など、業務に関連するもののみに限られます。
従業員がそれ以外の支払いに使えば「不正利用」となってしまうのです。
法人決済型のコーポレートカードを従業員に発行し使わせるのは便利ですが、不正利用のリスクがあることも理解しておきましょう。
社員それぞれの個人口座から支払う「個人決済型」
個人決済型のコーポレートカードの利用代金は、カードを実際に使用している従業員個人の口座からの引き落としとなります。
個人決済型の場合は、全ての支払いを一度個人で行うため、会社のお金を不正利用される心配はありません。
経費は後ほど申請し、現金で立て替えていたときと同じように清算することになります。
そのため、経費が一括で管理できるというメリットはなくなってしまいます。
主に経費の支払いを考えている企業には、向かないといえるでしょう。
個人決済型のコーポレートカードの場合も、年会費は個人ではなく会社負担となります。
社員は年会費無料でステータスの高いカードを私的利用できたり、付帯サービスを利用できたりするため、福利厚生の目的として発行するのに向いています。
社員による不正利用や使い込みが起こるケースとは
会社決済型のコーポレートカードの場合、従業員にカードを持たせることで不正利用や使い込みなどのトラブルが起きることがあります。
具体的にどのようなケースがあるのでしょうか。
コーポレートカードの不正利用の代表的なケースとして、以下のようなものが挙げられます。
- 接待費と偽って、プライベートで友人や家族と食事をする
- 取引先のお土産や備品の購入と一緒に、私物の購入をする
- 私用で利用したタクシー代金を交通費と計上する
コーポレートカードは、社員それぞれに発行し持たせることになるため、利用については各自の判断に任されます。
そのため、このように不正利用されてしまうことがあるのです。
会社のカードで私物購入するのは「業務上横領罪」という犯罪です。
しかし、現実としては横領が発覚して起訴したとしても会社の信用を落とす結果になりかねないため、社内で解決するほかありません。
社内で不正利用が起こったということは、会社側の管理体制にも問題があるともいえます。
コーポレートカードを利用する際は、社員が不正利用できないような対策をとるようにしましょう。
不正利用の対策方法や対処方法はこちらの記事をご覧ください
社員のコーポレートカードの不正利用・横領に注意！会社が行うべき対策とは
コーポレートカード不正利用の対策を行おう
コーポレートカードの不正利用を未然に防ぐためには、内部統制が必要です。
コーポレートカードの不正利用の対策として有効な方法を紹介します。
社内ルールの確立・徹底化
コーポレートカードの不正防止のための社内ルールを確立し、徹底していきましょう。
社内ルールとしては、例えば以下のようなものが挙げられます。
- コーポレートカードの利用範囲や用途を明示する
- 領収書や明細書の提出を義務付ける
- 利用する際は上司の事前申告を義務付ける
- 不正利用の罰則を定める
コーポレートカードの利用に関して、適切な利用範囲を明示することは大切です。
どのような支払いにもコーポレートカードを利用できるようにしておくと、簡単に不正利用が起こってしまいます。
あらかじめ「出張時の交通費・宿泊費のみ」などと社内ルールで規定しておくことで、安易にはカード決済を利用しないようになるでしょう。
コーポレートカードを使った際の領収書や明細書の提出を義務付けるようにすれば、適切な用途なのかその都度会社がチェックできます。
注意点としては、あまりに厳格すぎるルールだとかえって管理に手間がかかり、コーポレートカードを導入したメリットが失われることです。
利便性とのバランスを考えた上で、ルールを決めるようにしましょう。
コーポレートカードの限度額を設定する
コーポレートカードの種類によっては、それぞれのコーポレートカードに利用限度額を自由に設定できるものもあります。
営業担当など経費を使う機会が多い従業員には限度額を高く設定し、あまり経費が必要ない従業員には限度額を低く設定することで、不正利用や経費の使い込みを減らすことができるでしょう。
また、そもそもコーポレートカードを持つ従業員を、役職者などに限定するのも一つの手です。
利用する人を限定すれば、適正な使い方をしているかのチェックもしやすくなります。
まとめ
コーポレートカードは企業に大きなメリットをもたらしてくれるものです。
ただし、コーポレートカードを社員に持たせることで、不正利用が発生する可能性があることを忘れないようにしましょう。
会社のカードの不正利用は「業務横領」にあたり、未然に防がなければなりません。
社内ルールを決めることや、限度額を設定することは、コーポレートカードの不正利用を防ぐのに効果的です。
コーポレートカードを従業員全員が正しく利用できる環境を整え、ビジネスに活用していきましょう。
その他コーポレートカードをお探しの方はこちらの記事を確認ください
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