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法人カードの代表者変更手続き方法について!注意点や規約違反になる事例

法人カードの代表者変更手続き方法について!注意点や規約違反になる事例

法人カードを所有されている法人の代表者が変わった場合には、どのように代表者変更手続きを行えば良いの?必要な書類は?などなど、はじめてのことであるからこそ、さまざまな疑問がありますよね。

もしも法人の代表者が変わっているにも関わらず、代表者変更手続きを行わずに法人カードを利用していた場合には“規約違反”になってしまう可能性があります。

今回、法人カードの代表者変更をするために必要な手続きの流れや必要書類、注意事項など網羅的にお伝えいたします。

代表者変更手続きの流れ

法人カードの代表者変更をする手続きは、各法人カード会社窓口へ電話もしくはインターネットから申し込むことで可能です。

必要に応じて書類が送られてきますので、必要事項を記入し、その他必要書類を準備した上で返送しましょう。

では、代表者変更に必要な手続きの流れや、必要書類の種類や入手方法について詳しく見ていきましょう。

代表者変更手続きは電話やインターネットから可能

法人カードの代表者変更をする手続きは、各カード会社の電話やインターネットから可能です。

法人カード会社へ電話やインターネットから連絡をすることで、会社宛に必要書類が送付されてきますので、返送して手続きが終了します。

ただし、法人カードを発行する会社によっては、インターネットで手続きが完了する場合もあります。

自社で利用している法人カードが、インターネットで代表者変更できるのか郵送でのやり取りが必要なのかについても、合わせて確認しておくと良いでしょう。

なお、代表者変更手続き完了後は法人カードが再発行となります。新しい法人カードが届いたら、古い法人カードは必ずハサミでカットするなどして処分してください。

期限切れや代表者変更によって利用できなくなってしまった法人カードであっても、不正利用されてしまう可能性が高いためです。確実な処分をするよう心がけてください。

代表者変更に必要な書類一覧

代表者変更に必要な書類は全部で3枚です。

  • 法人代表者兼実質的支配者変更届
  • 登記事項証明書(履歴事項全部証明書)
  • 新しい代表者の本人確認書類

それぞれの入手先について詳しくお伝えいたします。

法人代表者兼実質的支配者変更届

法人代表者兼実質的支配者変更届とは、法人の代表者が変わった旨を示すために必要となる書類です。

各カード会社のHPからダウンロードするか、電話などをして書類請求することで入手が可能です。

必要事項を記入し、その他必要書類と合わせて返送してください。

登記事項証明書(履歴事項全部証明書)

法人の代表者が変わった場合には、登記事項変更を行わなければいけません。

そして、法人の代表者変更後の登記事項証明書を入手し返送しなければいけません。

登記事項証明書は、法務局で入手が可能であり、法人所在地を管轄する法務局もしくはインターネットを利用してダウンロードが可能です。

なお、法人の代表者ではなく個人事業主の方が所有する法人カードの場合は、登記事項証明書の提出は不要ですので安心してください。

新しい代表者の本人確認書類

新しく法人の代表者となった方の本人確認書類の添付も必要です。

なお、本人確認書類として認められる書類等については、各法人カードデスクにお問い合わせを行ってください。

法人カードの代表者変更をした際の3つの注意点

法人カード代表者変更をした際には、以下の3つについて注意しておく必要があります。

  • 法人カードが再発行される
  • 各種変更手続きを忘れずに
  • 信用情報は引き継がれる

それぞれ詳しくお伝えいたします。

カードが再発行される

法人カード代表者変更をすると、法人カードが再発行されますので注意してください。

今まで保有していた法人カードは代表者変更と同時に利用できなくなります。また、代表者変更によって利用できなくなった法人カードの処分方法についても注意をしてください。

期限切れや代表者変更によって利用できなくなった法人カードであっても、不正利用の可能性があるためです。

会社側で代表者がすべて回収し、代表者で責任をもって処分をするようにしましょう。

変更手続きを忘れずに

法人カードの代表者変更をすれば、法人カードが再発行されます。つまり、法人カード情報の変更手続きを行わなければいけません。

会社の光熱費や賃料、電話代などさまざまな決済先として法人カードを利用されていた場合は要注意です。代表者変更に伴い新しくなった法人カード情報の変更手続きを行わなければ、引き落としがうまくいかず、あらゆるトラブルが発生してしまう可能性があります。

法人カードの代表者変更をしたら、法人カードが再発行される、だから各種変更手続きを行う。この2点についてしっかりと覚えておいてください。

信用情報は引き継がれる

法人カードの代表者名義変更をしても、法人としての信用情報は引き継がれます。

また、代表者が変わる際には簡単な審査が行われる場合もあると思っておいてください。

基本的には法人カードの利用実績等をもとに継続的に審査を行っていますが、代表者個人の信用情報も見られています。そのため、代表者変更によって利用限度額が下げられる可能性もあります。

また、前の代表者が法人カードの支払い遅延(未払い金がある場合も)を繰り返していたのであれば、そのマイナスな信用情報を引き継ぎます。

変わった代表者の信用情報が優良でも、法人としての信用も重要であると覚えておいてください。

代表者が変わったのにそのまま法人カードを利用し続ければ規約違反

法人の代表者が変わったにも関わらず、変更手続きを行わないのは絶対にやめてください。

もしも法人代表者名義が変わるのであれば、代表者が変わることを前提に手続きを前もって進めてください。

ただ実際には、登記事項証明書の提出が必要となるため、重なる部分があるかもしれません。

前もってできる準備を行っておくなど、できるだけ重なる部分を減らす努力をしつつ、必要に応じて法人カード会社へ相談をしてみてください。

基本的に、代表者が変わったにもかかわらず、法人カードをそのまま利用し続けるのは規約違反になってしまうので注意してください。

もしも規約に違反してしまった場合には、強制解約もしくは信用情報にキズが付いてしまう可能性があります。

強制解約になる恐れ

代表者が変わったにもかかわらず、そのまま法人カードを利用し続けたのであれば、最悪の場合強制解約となります。

強制解約となる場合として、“悪質な場合”があります。

例えば、代表者名義の変更手続きを行わなければいけないことを知っていながら、何らかの理由で代表者の名義変更を行わなかった場合など。また、前の代表者の名前だからいいやと考え、支払い遅延を繰り返した場合などは強制解約になりかねません。

もしも強制解約となってしまえば、会社の信用も著しく下げてしまうので絶対にやめてください。

信用情報に傷が付く恐れがある

代表者が変わったにも関わらず、名義変更手続きを行わず法人カードを利用し続けたのであれば、信用情報に傷が付きます。

前の代表者個人の信用情報に傷がついてしまう可能性もありますし、会社としての信用・信頼度を著しく下げてしまう可能性もあります。

代表者個人としても会社としても“信用”は絶対的に必要なものです。どのような理由があろうと、規約に違反してしまうような行為は絶対にやめてください。

まとめ

今回は、法人カード代表者の変更手続きについてお伝えしました。

法人カード代表者の変更はインターネットや電話からのお問い合わせが可能とのことでした。

必要書類もインターネットから入手できるので、会社にいながら手軽に入手し、変更手続きが完了します。

そして、法人の代表者が変わった場合には必ず、遅滞なく変更手続きを行わなければいけません。

法人の代表者が変われば、会社としても引き継ぎ等忙しいとは思いますが、遅滞なく変更手続きができないのであれば絶対にカードを利用しないでください。

不正利用・規約違反となれば、会社や個人の信用を著しく低下させるので注意しておきましょう。