この記事をご覧の皆さんの中には、法人カードの名義変更が必要なケースや具体的方法の実態を知りたいと考えている人もいることでしょう。
そこで、今回の記事では、法人カードの名義変更が必要なケースや具体的方法などについて説明します。
法人カードの名義変更が必要なケースとは？
法人カードの名義変更をする必要があるケースにはどのようなものがあるのでしょうか、具体的な内容については以下において説明していきます。
法人カードを所有している代表者などが変わる場合
法人カードの名義変更が必要になるケースの１つ目としては、法人カードを所有している代表者が変わる場合が挙げられます。
法人カードは基本的に企業などの組織体に対して発行されるのではなく、企業に属する個人に対して発行されるものであり、もしもカードの名義が法人名になっているとだれがいくら使ったか把握できないことからカードの名義は個人名となっています。
このような背景から、その組織の代表者が経営の引継ぎなどの事情によって変更される場合や結婚や離婚などで代表者の氏名の記載が変わる場合にも、カードの名義を変更しなければなりません。
企業などを運営する代表者が変更になる場合には、カードの名義変更をしなければいけないことはイメージやすいと思われますが、結婚や離婚などで氏名が変わった場合などには意外と見落としがちになりやすいことが予見されます。
また、会社名を変更した場合にも法人カードの名義変更手続きを行う必要がありますので忘れずに行うようにしてください。
このような事情が発生した場合には法人カードの名義変更をしなければ、法人の経理・税務処理などに不具合をきたしてしまう可能性があるので注意しましょう。
従業員にカードを持たしておりその従業員を変更した場合
法人カードの名義変更が必要になるケースの2つ目としては、従業員にカードを持たしておりその従業員を変更した場合が挙げられます。
従業員に追加カードという法人カードとほぼ同じことができるカードがあり、経理業務の簡略化のために多くの法人で導入されていますが、このカードも組織に対してではなく企業に属する個人に対して発行されるカードとなっています。
なので、名義人である従業員が何らかの事情で変更された場合には、従業員の名義変更が必要になります。
代表者の項目に関してはきちんと処理できていても、従業員にカードを持たして日常業務で使用させている場合には、しっかりと従業員の名義も変更しておかないと経理業務が円滑に行えなくなり企業の生産性が低下してしまう恐れがあるので注意してください。
法人カードの名義変更を行うための具体的な方法及び注意点とは何か？
法人カードの名義変更を行うための具体的な方法とはどのような方法になっているのでしょうか、その具体的な方法について以下で説明していきます。
法人カードの名義変更をするための手続きの簡単な流れとしては以下のようになっています。
- カードの発行会社に電話し名義変更したいという内容を伝える
- 連絡を受けてから一定期間後名義変更に関する書類が所定の住所に届く
- 送られてきた書類に必要事項を記入して発行会社に返送する
- 名義変更が認可されることによって新しいカードを受け取れる
上記にあるような流れに沿って法人カードの名義変更を行っていくことになるのですが、それらの流れについての注意点は以下のようになっています。
法人カードの発行会社に名義人が電話し名義変更したいという内容を伝える
法人カードの名義変更をしたい場合には、基本的に発行会社に電話で連絡することになるのですが、その際には変更の対象となる法人カードを所持している名義人自身で連絡しなければならす、他の人に代理で頼むことはできません。
通常業務を行っていると他に優先しなければならない事項もあり、つい他の人に代理を頼もうかと思いがちになるかもしれませんが、基本的には名義人自身で行わなければならないので注意してください。
ただし、発行会社によってはネットでの名義変更の手続きを受け付けているところもあるので、興味のある人は一度発行会社のホームページなどで確認してみてください。
送付された書類の記載事項を正しく記入する
法人カードの名義変更をするためには送付された書類に必要事項を記入して変更するだけで名義を変更することができますが、必要事項を正しく記入しないと手続きが円滑に進むことがありません。
法人カードの名義変更を行う際には、記載事項をしっかりと確認してから記入し、記入後も記入事項に間違いがないか確認してから返送するようにすることが重要になります。
名義変更の際に準備しておくべき書類がある場合もある
法人カードの名義変更の際には、①法人代表者兼実質的支配者変更届、②登記事項証明書（履歴事項全部証明書）、③新代表者の「本人確認書類」などの書類を準備する必要がある場合もあります。
名義変更を速やかに終わらせたい場合には、上記のような書類を事前に用意しておくと手続きが円滑にいきやすくなりますので、名義変更を検討する際には発行会社のホームページなどでこれらの情報について調べておくとスムーズにいきやすくなります。
法人カードの名義変更に関するその他の注意点について
法人カードの名義変更をした際に注意しなければならない事項としてはどのようなものがあるのでしょうか、以下において説明していきます。
法人の代表者変更名などに伴う義変更手続きによって、新しい法人カードが再発行されることになりますが、カードが再発行されれば登録情報も変更されるので、カード番号や名義人などの情報が変更となるのでその変更情報を登録しなおす必要があります。
電気・ガス・水道などの公共料金の支払いを法人カードで行っていた場合には、カードの名義変更をした後に前代表者のカードの登録情報のままでは決済が行われず、料金支払いを円滑に行うことができません。
公共料金の支払いのみならず通販サイトやその他のネットサービスなどに登録している法人カードの情報も変更していない場合には、料金支払いを行うことができずに通常業務に支障をきたしてしまう可能性があります。
法人カードの名義変更をした場合には前名義人の登録情報から変更後の名義人の登録情報に変更しておくことが重要になるので、注意してください。
利用者が変わったのに名義変更を行わなかった場合には？
利用者が変わったのにも関わらず法人カードの名義変更を行わなかった場合にはどのようになるのでしょうか、結論としてはカードの利用規約違反になり、その事実が発行会社側に発覚してしまった際には解約されてしまう恐れがあります。
一度そのような利用規範の違反行為をしてしまうと、その発行会社との良好な関係を維持することができず、二度とその発行会社での法人カードの再発行を行うことはできない可能性が高いことが予見されます。
また、法人カードの連帯保証人は多くの場合で代表者になっているケースが多く、名義変更をしていなかった場合、以前の会社の代表者を退いていたとしても会社の経営が傾いて倒産したりしてしまえば、未払い分が連帯保証人である前代表者に請求されてしまいます。
代表を退いて以前の会社とは直接的な関係がなくなったにも関わらず、リスクを背負わされてしまうという事態に陥ってしまいかねません。
法人の代表者や追加カードの名義人になっている従業員に変更が生じた場合には、必ず名義変更をして新規名義人の法人カードの再発行をしてから利用するようにしましょう。
まとめ
ここまで、法人カードの名義変更が必要なケースや具体的方法などについて説明してきましたが、いかがでしたか。
法人カードは、経理業務の利便性を向上させられる非常に利便性の高いカードとなっていますが、その反面きちんと内容を理解して管理しておかないと通常業務に悪影響を与えてしまう可能性も持っており、名義変更などの概要を抑えておくことは重要です。
この記事をご覧の皆さんは、今回の記事で説明した内容を参考にして、法人カードの名義変更が必要なケースや具体的方法などの学習に役立てると良いのではないでしょうか。
名義変更関して事前によく確認してスムーズな対応を行いましょう。
