【コーポレートカード】不正利用を防ぐ運用マニュアルのルールを紹介
コーポレートカードを導入した企業の皆さん。運用マニュアルは作成していますか？
実は、コーポレートカードを利用するにあたってルールを決めておくことは、非常に重要です。
この記事では、コーポレートカードの運用マニュアルを作るメリットや記載するべき規程について紹介します。
ぜひ参考にして、コーポレートカードを適正に使えるように社内規定を作っていきましょう。
コーポレートカードの運用マニュアルを作るメリット
ここからは、社内規程を作っておくメリットについて解説します。
運用マニュアルの導入に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
メリット①不正利用・私的利用を防ぐことができる
コーポレートカードの運用マニュアルを導入するメリットとして、不正利用・私的利用を防げることが挙げられます。
経費の基準は個人によって違います。社員が自由に使えるようにしていた場合、経費に落とせない費用までもコーポレートカードで決済してしまうリスクがあります。
また、クレジットカードは、現金がなくても利用できます。
そのため、私的利用がいけないとわかっていても、現金が無い場合、ついクレジットカードを使ってしまうでしょう。
運用マニュアルを整備することで、内部統制がとれて不正利用や使い込み防止ができます。
作った運用マニュアルはしっかり保管していつでも確認できる状態にしましょう。
メリット②使いすぎを防ぐことができる
コーポレートカードの運用マニュアルを設置するメリットは、経費の使いすぎを防ぐことができることです。
ルールを決めていない状態だと、いくらでも使っていいと誤認識してしまう社員もいます。
そのままの認識でいると、経費を予想以上に使われてしまうでしょう。
しかし、法人カード取扱規程を決めておくことで、利用できる金額の上限が決まるため、使い込みを防ぐことができます。
また、金額の基準が決まることで、利用する経費の金額が適正なものか判断するボーダーラインも作ることが可能です。
コーポレートカードの社内規定を整備することで、使い込みがなくなり、経費の管理が楽になります。
メリット③経理の負担が軽くなる
コーポレートカードの運用マニュアルを導入するメリット3つ目は、経理の負担を軽くできることです。
本来コーポレートカードは、経費の業務効率化を狙って、導入されます。
しかし、運用マニュアルが無い場合、経費と私的利用が利用明細書に一覧として管理されます。
混在した明細書の中から、経費分をピックアップするのはとても手間がかかってしまうでしょう。
結果的に、効率的に処理ができなくなってしまいます。業務の効率化は、会社にとってメリットが大きいです。
メリットを最大限に活かすために、明細書をそのまま経費処理できるよう運用マニュアルを整備していきましょう。
ルールに記載するべき項目
以下では、コーポレートカードの運用マニュアルに記載するべきルールについて紹介します。
不正利用や私的利用を防ぐルールがメインです。それぞれ読みながら自社にとって、必要なものか判断していきましょう。
ルール①利用の用途を限定する
コーポレートカードの運用マニュアルで、まず初めに記載したいのが「利用の用途を限定する」です。
利用の用途を限定することで、万が一不正利用してしまった場合でも、すぐに問題の経費を絞り込むことができます。
また、用途を限定することで、使う側も経費として支払っていいものか判断がしやすくなるメリットがあります。
瞬時に判断できるため、タイムロスや事業の機会損失が少なくなります。
利用の用途を細かく限定してしまうと、社員がコーポレートカードを使ってくれなくなるデメリットが発生する可能性もあります。
利用する側のことも考えながらルールを作りましょう。
ルール②領収書は必ず受け取るようにする
運用マニュアルに記載するべきルール2つ目は、「領収書は必ず受け取るようにする」です。
なぜならば、利用明細書だけでは、経費か私的利用か判断できないものもあるためです。
利用明細書には、以下のものが記載されています。
- 利用日
- 利用した場所
- 利用金額
上記の情報で判断できないものも中にはあります。たとえば、接待交際費です。
接待で飲食をしても、プライベートで飲食をしても記録上では同じ食事の精算として捉えられます。
そのため、経理が後で明細書を確認しても見分けられないのです。
しかし、経費分の領収書の提出を運用マニュアルでルール化すれば、不正利用を防ぐことに繋がります。
ルール③利用する前に事前に報告してもらう
コーポレートカードの運用マニュアルに入れるべきルール3つ目は、「利用する前に事前に報告してもらう」です。
事前に報告してもらうことで、不正利用を防げます。
また、私的利用しようとしても、事前に報告されていない決済はチェックすれば、すぐに分かります。
よって、不正利用がほぼできない環境を作ることが可能です。
しかし、この方法にはデメリットも存在します。それは、コーポレートカードの利便性を活かせないことです。
コーポレートカードは、キャッシュレスですぐに決済できることが魅力です。
事前報告が必要になると、使いたくてもまずは報告しなければいけないので、手間がかかってしまい、工数が導入前と変わらない結果になるリスクがあります。
ルール④マイル・ポイントは利用させない
コーポレートカードの運用マニュアルに入れるべきルール4つ目は、「マイル・ポイントは利用させない」です。
コーポレートカードの貯まったマイル・ポイントは法律上は、個人・会社どちらのものとも断定できません。
そのため、勝手に使われてしまっても、罪に問うことはできません。よって、運用マニュアルでしっかりルールを作っておく必要があります。
運用マニュアルに記載することで、会社独自の罰則規定を適用することが可能です。
また、ポイント・マイルが利用されることがないため、経費に有意義に使うことができます。
ルール⑤ルールを破った際の罰則規定を決める
コーポレートカードの運用マニュアルに記載すべきルール5つ目は、「ルールを破った際の罰則規定を決める」です。
ルールを決めるだけでは、抑制力はあまりありません。ルールを破ってしまう社員も出てくるでしょう。
ルールを破ってしまう社員が出てくる前に、罰則規定を設けましょう。減給や降格など部署によって適切な罰則があります。
よく検討してから罰則を決めるようにしてください。
コーポレートカードの不正利用はいけないことである意識を持ってもらうようにしましょう。
まとめ：コーポレートカードの運用マニュアルをしっかり設定しよう
今回は、コーポレートカードの運用マニュアルについて紹介しました。
コーポレートカードの運用マニュアルは作っておいて損はありません。
作っておくことで、不正利用・私的利用を防ぐことができます。
また、経理の負担を軽くする効果もあるので、しっかり決めておきましょう。記載するルールの選定も大切です。
今回紹介したルールは5つありました。
- 利用の用途を限定する
- 領収書は必ず受け取るようにする
- 利用する前に事前に報告してもらう
- マイル・ポイントは利用させない
- ルールを破った際の罰則規定を決める
上記を参考に自社に合ったマニュアル作りをしてみてください。
運用マニュアルをしっかり設定して、不正利用・私的利用を未然に防いでいきましょう。
