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法人カードの明細サービスは必要?申し込みをするメリットと注意点について

法人カードの明細サービスは必要?申し込みをするメリットと注意点について

法人カードで必要な物品等を購入すると、クレジット売上伝票や利用明細などさまざまな書類が発行されます。

最近では、クレジット利用に対する利用明細サービスは任意であったり、ウェブ上で閲覧が可能であったりとさまざまなサービスがあります。

そんななか、法人カードの明細サービスを利用する必要ってあるの?と疑問に思われている方もいるでしょう。

クレジットカードの明細サービスは非常にメリットの多いサービスです。

今回は、法人カードの明細サービスを利用するメリットや注意点について詳しくお伝えいたします。

法人カードの明細は領収書の代わりになる

明細書は正式なエビデンスとしては利用できませんが、社内確認用の領収書として利用明細サービスは有効です。

利用明細書が公的なエビデンスとして認められるためには、利用店舗が発行するクレジット売上伝票が必要ですので、その点だけは注意してください。

あくまでも、社内に提出するようの領収書として、明細サービスが有効であるとのことです。

ちなみに最近ではウェブ上で閲覧・ダウンロードが可能な明細サービスが主流です。

ログインパスワードなどを設定しておくことで、誰でも閲覧が可能なため、法人カードの利用管理にもとても有効です。

利用明細書とはどんな書類?

利用明細書とは、法人カードなどのクレジットカードを利用した場合に送られてくる書類です。最近では、ウェブ上で閲覧が可能な利用明細サービスが主流です。

利用明細書には、いつどこでいくら使用したのか、支払い方法は一括なのか分割なのかなど、利用した履歴を細かく記されています。

利用明細書を見ることで、誰がいつどこでどのような買い物をしたのかがわかるため、法人カードでは必須のサービスと言えるでしょう。

領収書の代わりとして利用できるためには要件がある

法人カードでの買い物は、その場で商品やサービスに対してお金を支払っているわけではありません。

そのため、お金を支払われたことを証明するための領収書を発行する義務が店舗側にはありません。

そこで、領収書として代用が可能なサービスが利用明細書です。

利用明細書はウェブ上や申し込みをすれば郵送での受け取りも可能なサービスです。

法人カードを利用すれば必ずいずれかの方法で利用明細書が発行されますので、領収書として保管しておいてください。

なお、領収書として認められるためには下記の5項目が記されていることが条件です。

  • 利用した店の名前
  • 購入した日付
  • 商品やサービス内容(細かく)
  • 購入した金額
  • 氏名もしくは会社名

いずれも利用明細書には記載されている項目ですので、特別な心配をする必要はありません。

法人カードの明細サービスを利用するメリット

法人カードの明細サービスを利用するメリットとして上げられるのは全部で4つ

  • 経費証明書類として一覧を保存しておける
  • 経理処理の効率化
  • キャッシュフローの把握が容易になる
  • 領収書として利用可能

です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

経費証明書類として一覧を保存しておける

いつどこで何にいくら使用したのかを一覧で保存しておける利用明細書は、法人にとってはとてもメリットが大きいはずです。

また、従業員に法人カードを持たせておくことで、仮払金や立て替え払い金の精算など煩わしい手続きが軽減されます。

そして、法人カードの明細は過去にさかのぼってウェブ上で閲覧が可能です。

会員のみならず、ログインパスワードを知っている方であれば誰でも閲覧ができますし、過去にさかのぼって閲覧できるのはメリットでしょう。わざわざプリントをしなくてもウェブ上で確認できるので、紛失リスクも低減できます。

経理処理の効率化

法人カードの利用明細書を受け取ることで、経理処理の効率化に繋がります。

先にも紹介しましたが、仮払金の支払や立替金の精算などを行う必要がなくなり、煩わしい計算も無くなるため、法人としてはメリットが多いです。

とくに出張が多い職業の方などは、電車代や航空券代等を立て替えたり仮払金として受け取ったりしているはずです。それらを法人カードに1本化することですべて利用明細書に表されるので、経理処理がかなり効率的になります。

キャッシュフローの把握が容易になる

利用明細書を発行することで、キャッシュフローを把握しやすくなります。

利用明細書は毎月発行されるものであり、利用した項目がすべて一覧で表示されている上に合計金額の把握も容易です。毎月の支出管理としても有効ですし、購入した物品の内容把握にも有効です。

領収書として利用可能

利用明細書は公的なエビデンスとしては利用できませんが、社内での領収書としては利用可能です。

そもそも、クレジットカードを利用しての買い物では、店舗側に領収書の発行義務がありません。

そのため、従業員に渡している法人カードが何に利用されているのかなど、実態把握が難しいというのが事実です。

しかし、利用明細サービスを利用することで、店舗から発行される領収書がなくても、社内領収書として代用が可能です。

発行する際の注意点

法人カードの利用明細書サービスを利用される場合には、下記の2つについて注意してください。

  • 二重計上に要注意
  • 利用明細書は正式なエビデンスとしては認められない

以上のことについて詳しくお伝えいたします。

二重計上には要注意

二重計上には注意してください。

例えば、利用明細書の他に従業員にクレジット売上伝票などの提出を義務付けていた場合、誤って二重計上をしてしまう可能性があります。

もしも二重計上をしてしまった場合には、税法上のペナルティを受ける可能性があります。

悪質であると判断されてしまえば、所得隠しや脱税を行ったとして追徴課税等の対象にもなりかねません。

利用明細書やクレジット売上伝票の利用目的を明確にして使い分ける等の対処が必要でしょう。

利用明細書は正式なエビデンスとしては認められない

クレジットカードを利用すれば毎月必ず発行される利用明細書ですが、正式なエビデンスとしては認められていませんので注意してください。

あくまでも利用した実態の把握程度での利用が可能であるだけで、税務署などに提出を求められたときなどはエビデンスとして成立しません。

その理由は、“利用した店舗が発行したものではないから”です。

実際に決済して店舗が発行するものでなければ正式な領収書としては認められていません。

利用明細書以外にクレジット売上伝票の提出などを従業員に求めておくなどしておいたほうが良いです。

まとめ

今回は、法人カードで明細サービスを利用する際のメリットや注意点についてお伝えしてきました。

法人カードの明細サービスは領収書としての公式なエビデンスとしては利用できません。

しかし、社内での確認用やキャッシュフロー把握、経理処理効率化にはとても有効です。

最近では、ウェブが主流ですので、ログインしてパソコン画面とクレジット売上伝票を照らし合わせながら確認作業を行っても良いでしょう。

経理処理を効率化したいそう思っている法人の方は、法人カードの申し込みと同時に利用明細の発行もおすすめします。ぜひ検討してみてください。